NL | EN
"Er is niets verkeerd aan verandering, zolang het maar in de goede richting is."
- Winston Churchill -

Plannen is teamsport

Thijs van der Schaaf, hoofd techniek van de scheepswerf Slob, vertelt over het succes en de winst van het vernieuwde planningsproces. De rode lijn is de betrokkenheid van de directie en de werkvloer; een gezamenlijk team met een winnermentaliteit.

Slob Scheepswerf, decennia terug begonnen als werf om reparaties aan baggerschepen te voltooien, is nu uitgegroeid tot een gespecialiseerd bedrijf dat casco’s bouwt voor grote jachten. Naast deze enorme staalconstructies zorgt Slob ook voor de uitrusting en de grote onderdelen. Daarna wordt het casco overgedragen aan Scheepswerf de Vries, die het schip afbouwt tot een jacht. Denk dan niet aan een jacht dat hier in Nederland op de binnenwateren ronddobbert maar een jacht van gemiddeld 80 meter, met alles erop en eraan.

Met Thijs praten we over projectbeheersing. Projectbeheersing is volgens Thijs een goede voorbereiding op het werk, de volgorde bepalen en je eraan houden. ‘Als het ware ervoor zorgen dat de trein in de verte goed kan rijden en mocht dit nodig zijn de problemen oplossen die we onderweg tegenkomen’.  Om dit te kunnen doen is een goede planning nodig. Tot voor kort was de planning niet meer dan een groot vel aan de muur waarop de volgorde van de activiteiten in balkjes grafisch in beeld waren gebracht. Wanneer de directie de voortgang wilde weten, werd er een inschatting gemaakt van de voortgang en ging men de balkjes verschuiven. De planning was meer een communicatiemiddel van de projectleiding naar de directie in plaats van een middel waarop je vooruit kunt sturen.

Ondertussen gaat het planningsproces heel anders. Slob heeft gekozen om een vernieuwende werkwijze met betrekking tot het plannen te gaan gebruiken. Was het hiervoor vooral iets van de directie en de projectleiders, nu leeft de planning ook op de werkvloer. Alle onderdelen van de productie werken mee aan een transparante planning, gebaseerd op de werkelijkheid. Eerst worden door de productie voortgangsformulieren ingevuld en ingevoerd in de planning. Tijdens de wekelijkse sessie in de ‘war room’ komen alle afdelingshoofden en projectleiding samen om de voortgang te bespreken. Tijdens deze bijeenkomst wordt teruggeblikt op de afgelopen week en de nieuwe voorspelling voor de komende 3 weken gedaan, gebaseerd op de actuele situatie. Het kritieke pad wordt geprojecteerd op een groot scherm en voor eventuele zorgpunten simuleert men ter plekke nieuwe scenario’s. De uitkomst is een nieuwe heldere planning. Het voordeel van deze aanpak is dat alles zichtbaar en transparant wordt. Iedereen weet waar hij aan toe is. Juist deze zichtbaarheid zorgt voor teamspirit. De werkvloer monitort zelf wat het effect is van een scenario voor een probleem. Dit creëert een gevoel van trots als het ook daadwerkelijk werkt.

Ondertussen heeft deze nieuwe aanpak zijn vruchten al afgeworpen; minder vertragingen en een verhoging van de efficiency. Ook de communicatie met andere partners loopt beter omdat Slob spijkerhard de urgentie en consequenties kan aangeven van het niet op tijd aanleveren van informatie.

In het begin van het nieuwe planningsproces was het even wennen. Er was weerstand om alle keukens open te gooien en alle werkzaamheden en voortgang op de afdelingen zichtbaar te maken. Deze angst werd snel weggenomen door de voordelen die deze transparantie oplevert. Problemen waar afdelingshoofden al tijden tegenaan liepen werden in één klap zichtbaar en bevestigd.

Volgens Thijs ligt het succes van de implementatie vooral aan de betrokkenheid en het draagvlak van directie, de afdelingshoofden en de werkvloer. Los van de gebaande paden heeft Slob een nieuwe structuur en werkwijze neergezet voor de planning, begeleidt door BlueSky.

Kortom: een succesverhaal, dat best een feestje waard is!

Tekst: Mariecken Groeneveld